De Shared Service Organisatie van CVO is volop in ontwikkeling met als doel: professionele en efficiënte dienstverlening. Dat vertaalt zich in een strategie die verder bouwt op het jaar 2022. De SSO werkt aan samenwerken onder het motto: ‘samen werken aan samenwerken’ en bouwen aan vertrouwen bij de scholen(groepen). Op basis van ervaringen die bij de scholengroepen worden opgehaald, streeft de SSO voortdurend naar verbetering. Ger Reijnders, directeur SSO, en Annemiek Kroonen, directeur bedrijfsvoering SSO, vertellen over de ontwikkelingen van, en de uitdagingen voor, de SSO in 2023 en 2024.
In 2023 jaar heeft de SSO de dienstverlening verder uitgebouwd en vastgelegd in een vernieuwd dienstverleningsmodel. De SSO werkt volgens een vast patroon dat geworteld is in de vraag: waar moet de SSO zich naartoe ontwikkelen? Deze vraag vormt de basis van de strategische aanpak van de SSO, waarbij het dienstverleningsmodel van de SSO een essentiële rol speelt. Het dienstverleningsmodel geeft inzicht in de producten en diensten die de SSO levert en bepaalt de onderlinge verhoudingen en werkwijzen. Ger Reijnders vertelt: ‘Het dienstverleningsmodel is niet iets dat ‘af’ is, maar dat groeit gedurende de verdere ontwikkeling van de SSO. Het geeft richting aan onze jaarplannen en begrotingen.’
Jaarplan op één pagina
De SSO heeft met het maken van een SWOT-analyse, in samenwerking met de bedrijfsvoerders van de scholengroepen, de stap gezet om met een doelgerichte en planmatige aanpak tot een jaarplan te komen. Na het uitvoeren van de SWOT-analyse is het jaarplan opgesteld volgens de OGSM-methode. OGSM staat voor Objective, Goals, Strategies en Measures; het is een snelle en effectieve manier om een jaarplan op één pagina te schrijven en sluit geheel aan op de Lean-methodiek die al in 2022 door de SSO is omarmd en waaraan in 2023 verder vorm gegeven is. Het resultaat van het jaarplan volgens de OGSM-methode geeft inzicht in de doelen van een organisatie en hoe ze deze wil bereiken. Ger: ‘Op deze manier geven we richting aan waar we als SSO naartoe bewegen en wat elke afdeling specifiek doet. Naast continue verbetering is eenheid in handelen iets waar de SSO constant naar streeft. Het doel staat niet vast, maar er is sprake van een voortdurende beweging en ontwikkeling van de dienstverlening. Vanuit het dienstverleningsmodel naar de SWOT-analyse, vervolgens naar het jaarplan en ten slotte naar specifieke doelstellingen voor elke afdeling. Deze ontwikkeling vereist betrokkenheid van iedereen in de SSO-organisatie.’
Toegevoegde waarde leveren
Een belangrijke doestelling voor de SSO is het continu streven naar toegevoegde waarde in de dienstverlening aan de CVO-scholen. Ger: ‘In het streven naar een professionele organisatie moet de SSO functioneren als een vruchtbare bodem voor groei en ontwikkeling in de scholen. We zijn een ondersteunende entiteit die de scholengroepen in staat stelt hun visie en doelen te realiseren.’ Annemiek Kroonen, directeur bedrijfsvoering van de SSO: ‘We streven ernaar dat we steeds die toegevoegde waarde leveren aan wat de scholen willen. Dus als zij nieuwe onderwijsvormen ontwikkelen, moeten wij ervoor zorgen dat er geen belemmeringen zijn om dat te doen. Soms wordt er iets concreets gevraagd, maar kan de uitvoering niet op de gevraagde wijze. Dan gaat het juist om de volgende stap, om mee te denken hoe het wél kan. Daar zit de kracht van de SSO.’
Ervaringen ophalen
Voor het kunnen verbeteren van de dienstverlening zijn de ervaringen van de scholengroepen met die dienstverlening van groot belang. Daarom maken Ger en Annemiek sinds afgelopen jaar elk half jaar een ronde langs alle directies van de scholen(groepen) om feedback op te halen. Annemiek: ‘Dit zijn allemaal constructieve en prettige gesprekken. Ze bieden ons veel waardevolle informatie. Vanaf 2024 wil de SSO inzicht krijgen in de ervaringen van de CVO-medewerkers door een tevredenheidsonderzoek te houden over de dienstverlening. Naast het dienstverleningsmodel, de producten- en dienstencatalogus en de service charter, spelen ook de nog vast te stellen tevredenheidsindicatoren hierbij een belangrijke rol. Gezamenlijk vormen deze het kwaliteitshuis van de SSO.’
Lean ook in 2023 belangrijk
Naast ervaringen ophalen uit de scholengroepen, kijkt de SSO zelf kritisch naar de eigen manier van werken. Het werken volgens de Lean-methodiek, waarmee gestart is in 2022, heeft een vervolg gekregen in 2023. Met behulp van deze methodiek zijn diverse processen in kaart gebracht en verbeterd, waaronder het on-boardingproces. De scholengroepen worden hierbij nauw betrokken, met als doel gezamenlijk de processen en systemen in kaart te brengen en te optimaliseren. In 2023 hebben vrijwel alle SSO-medewerkers de ‘Lean bootcamp’ gevolgd welke de basis vormt voor het werken volgens Lean. Ger: ‘Met het Lean Green Belt-traject, waaraan afgevaardigden van alle SSO-afdelingen deelnamen, investeren we structureel in medewerkers die de Lean-methodiek kunnen uitdragen binnen de afdeling. Deze training is ontworpen om alle nodige kennis en vaardigheden over te dragen, waardoor medewerkers direct aan de slag kunnen met verbeterprojecten binnen de organisatie.’
Om vervolgens de processen binnen de organisatie continu te monitoren, is er gestart met het formeren van een intern auditteam. Een interne audit is een onderzoek binnen de organisatie naar het goed en betrouwbaar functioneren van de bedrijfsprocessen en werkwijzen. Een interne audit wordt uitgevoerd door medewerkers van de SSO op basis van een interne auditplanning.
Uitdagingen voor 2024
Aan het SSO-jaarplan dat is opgesteld volgens de eerdergenoemde OGSM-methode worden concrete acties gekoppeld, die zich met name concentreren op de ontwikkeling van de SSO. Mens en organisatie, een van de vier strategieën die binnen de SSO wordt gehanteerd, heeft veel aandacht. Annemiek: ‘Dat omvat onder andere het scholingsplan voor het opleiden van onze SSO-medewerkers en hoe we ervoor zorgen dat de vacatures vervuld worden met interne mensen.’
Een andere uitdaging voor de SSO is het bepalen van de ‘SSO-mentaliteit’, de gemeenschappelijke waarden en normen van de organisatie. Ger: ‘Ik vind dat we er met elkaar trots op mogen zijn dat we bij CVO werken, dat we bij de SSO werken en dat we er voor de scholen mogen zijn. Dat mag je uiten. Daarom willen we dat onze medewerkers dat doorvoelen, zodat ze samen aan eenheid in handelen kunnen werken. Het verankeren van integriteit, professionaliteit en eenheid in de bedrijfscultuur, is van groot belang. Dit zal leiden tot de gewenste eenheid in handelen en tot het leveren van constante kwaliteit.’