De samenwerking tussen de scholen(groepen) en SSO wordt ingevuld op basis van het motto ‘samen werken aan samenwerken’. In gezamenlijkheid wordt gebouwd aan vertrouwen tussen de scholen(groepen) en de SSO op de verschillende organisatieniveaus. Evenals de scholen(groepen) rapporteert de SSO in de planning- en controlcyclus periodiek aan de raad van bestuur over de voortgang van de ontwikkelingen binnen de SSO. De verantwoordings- en sturingsstructuur van de SSO is in 2023 verder aangescherpt en vormgegeven. De eind 2022 afgesproken wijziging in het stelsel van bekostiging van de SSO is in 2023 doorgevoerd. De ontwikkelde producten- en dienstencatalogus (PDC), het bijbehorende tariefmodel en het afgesproken kostenniveau vormen hierin belangrijke elementen. In de loop van 2023 zijn deze elementen op basis van de opgedane ervaringen geactualiseerd en aangepast voor toepassing in 2024. Ze vormen een structureel onderdeel in de verantwoordings- en sturingsstructuur van de SSO.
De samenwerking tussen scholengroepen en SSO wordt ingevuld op basis van het motto ‘samen werken aan samenwerken
Voor de transparantie en de borging van de kwaliteit van de dienstverlening wordt er gewerkt aan een Service Charter dat in 2024 in gebruik wordt genomen. Een Service Charter is één compact, helder geformuleerd document dat zonder formele juridische status beschrijft waar de SSO voor staat. Het Service Charter bevat uniforme afspraken over prestatieniveaus en communicatie met de scholen(groepen) en legt daarmee het niveau van de serviceverlening vast waar scholen(groepen) op mogen rekenen.
In het kader van projectsturing en -monitoring is het tariefmodel uitgebreid als het gaat om de ondersteuning door en bekostiging van de inzet van de SSO. Er is een uniforme projectenlijst ontwikkeld en er is een projectboard opgericht.
Deze projectboard komt vier keer per jaar bijeen. Deelnemers zijn de directeuren bedrijfsvoering van de scholen(groepen) en de SSO-directie. De projectboard monitort de voortgang van de projecten, prioriteert de projecten
en adviseert over de opzet van de bekostigingsstructuur voor wat betreft de projecten die uitgevoerd worden door de SSO. Het managen van de hoeveelheid projecten is voor de SSO een uitdaging, omdat als gevolg van de actuele krapte op de arbeidsmarkt de invulling van vacatures lastig is. De intern uitgevoerde actualisatie van het strategisch huisvestingsplan en het eind december afgeronde overleg over het nieuwe Integraal Huisvestingsplan (IHP) van de
gemeente Rotterdam zorgen beide voor een toename van het aantal huisvestingsprojecten en dat legt weer een claim op de personele bezetting van de afdeling Huisvesting. Dit is illustratief voor de uitdaging de hoeveelheid projecten te kunnen blijven managen.
Voor de transparantie en de borging van de kwaliteit van de dienstverlening wordt er gewerkt met een Service Charter dat in 2024 in gebruik wordt genomen
De organisatiestructuur van de SSO is in 2023 aangepast om enerzijds de dienstverlening aan de scholen(groepen) beter vorm te geven en anderzijds de ontwikkeling van de SSO verantwoord te kunnen blijven managen. De directie van de SSO is uitgebreid met een directeur bedrijfsvoering. Het management van de SSO bestaat nu uit een tweehoofdige directie en vier afdelingsmanagers. De twee afzonderlijke ICT-afdelingen zijn samengevoegd tot één afdeling. De teams Communicatie/PR en Functioneel Beheer Onderwijs & Leerlingzaken zijn ondergebracht in het nieuw gevormde onderdeel Bedrijfsvoering van de SSO. Bedrijfsvoering houdt zich onder de directe aansturing van de directie van de SSO daarnaast bezig met projectsturing en -monitoring.
De personele bezetting van de verschillende afdelingen binnen de SSO komt langzaam maar zeker op niveau. De SSO is steeds beter in staat medewerkers aan zich te binden nu de SSO zich profileert als een aantrekkelijke werkgever. Ondanks de krapte op de arbeidsmarkt lukt het steeds beter vacatures in te vullen. In 2024 werkt de SSO verder aan de opbouw van een stabiel personeelsbestand.
Lean en OSGM-methode helpt om dienstverlening SSO effectiever en efficiënter te maken
Evenals in 2023 is op basis van de OGSM-methode het jaarplan 2024 uitgewerkt. De OGSM-methode is de basis voor de aansturing van afdelingen en teams. Met behulp van de zogenaamde Lean-methodiek worden binnen de afdelingen de werkprocessen herijkt en geborgd in werkbeschrijvingen. Doelstelling van de Lean-methodiek is uitvoering van de dienstverlening betrouwbaar, effectief en efficiënt te maken. OSGM en Lean dragen eraan bij dat de SSO zich de komende jaren verder zal ontwikkelen tot een betrouwbare partner voor de scholengroepen, de beleidsstaf en de raad van bestuur.