Cookies

Deze website maakt gebruik van cookies - Bekijk cookie instellingen

Ga naar inhoud

Shared Service Organisatie

Homepage Shared Service Organisatie

In 2022 hebben we de visie op de dienstverlening van de SSO vertaald naar een strategie en zijn we de SSO gaan doorontwikkelen. We werken met elkaar aan samenwerken onder het motto: ‘samen werken aan samenwerken’. We bouwen op verschillende niveaus.

Shared Service Organisatie ontwikkelt (Lean) door

In 2022 hebben we de visie op de dienstverlening van de SSO vertaald naar een strategie en zijn we de SSO gaan doorontwikkelen. We werken met elkaar aan samenwerken onder het motto: ‘samen werken aan samenwerken’. We bouwen op verschillende niveaus.

De personele bezetting blijft voor de SSO op alle lagen van de SSO-organisatie een uitdaging. In 2022 hebben we extra personeel aangetrokken, maar elke afdeling van de SSO bleef wel kampen met niet snel en moeilijk in te vullen vacatures. De SSO heeft een begin gemaakt met de transformatie. De doorontwikkeling richt zich op het ontwikkelen van beleid op de haar toevertrouwde beleidsterreinen zoals onder andere huisvesting en HR, het op orde brengen van de personele capaciteit en uniformering en standaardisering van processen en systemen. De SSO heeft de Lean-methodiek omarmd en afdelingen zijn hier mee aan de slag gegaan. De scholengroepen worden betrokken om samen de processen en systemen te uniformeren en te standaardiseren. De SSO bouwt zo door aan het op orde krijgen van de basis.

De SSO rapporteert over de voortgang van haar doorontwikkeling aan de raad van bestuur en volgt hierin het ritme van de scholengroepen. De verantwoordings- en sturingsstructuur van de SSO is in 2022 verder aangescherpt en vormgegeven. De re-transitie van de ICT-omgeving is in 2022 afgerond en er is een financiële analyse gemaakt over de looptijd van het project.

Service charter legt helder uit waar SSO voor staat

Een verdere groei van de SSO vraagt om een duidelijke relatie tussen de diensten die geleverd worden en de kosten die hiermee gemoeid zijn. Een goed tariefmodel is hierbij van groot belang. De basis voor dit tariefmodel is een producten- en dienstencatalogus (PDC). De reeds ontwikkelde PDC uit 2019 gaf hiervoor onvoldoende basis. In 2022 hebben we het proces afgerond om te komen tot een nieuwe PDC. Deze PDC vormt de basis voor het nieuwe tariefmodel. Het proces om te komen tot een nieuw tariefmodel is ook afgerond in 2022. Bij beide processen hebben de SSO en de scholengroepen samengewerkt aan wederzijds vertrouwen en inzicht in diensten en bekostiging gekregen. Na de zomer is een dialoog gevoerd over een acceptabel kostenniveau van de SSO voor geheel CVO. PDC, tariefmodel en kostenniveau hebben vervolgens geleid tot een definitieve stelselwijziging voor de interne doorbelasting van de kosten van de SSO. De interne stelselwijziging is inmiddels ingevoerd en de begroting 2023 is gebaseerd op de nieuwe uitgangspunten. In het nieuwe tariefmodel nemen projecten een bijzondere plek in. De afspraken rondom bekostiging vragen om een verdere verdieping rondom sturingsen monitoringsprocessen. In 2023 zullen de SSO en de scholengroepen dit nog verder uitwerken.

In 2022 hebben we gekozen om de PDC te ontwikkelen op een zeker aggregatieniveau. We wisten dat we daarmee niet altijd scherp genoeg de inhoud en kwaliteit konden definiëren. In 2023 zal de SSO samen met de scholengroepen een service charter ontwikkelen. In de service charter worden uniforme afspraken vastgelegd over prestatieniveaus en over de communicatie met de scholengroepen op verschillende momenten en niveaus. De service charter is een goed leesbaar document, zonder juridische pretenties en hierin staat helder verwoord waar de SSO voor staat. De service charter zal zorgen dat de inhoud en kwaliteit van de diensten helder is voor de vestigingen.

SSO ontwikkelt zich verder als betrouwbare dienstverlener

Het jaarplan 2023 is gericht op het verder vormgeven van de ondersteuning aan de scholengroepen en vestigingen. De SSO wil zich de komende jaren ontwikkelen tot een betrouwbare dienstverlener voor geheel CVO door de basis op orde te krijgen en deze te borgen, uitgaande van het gezamenlijk afgestemde dienstverleningsmodel. Om dit te realiseren, zijn doelstellingen geformuleerd en strategieën ontwikkeld. Die strategieën richten zich op het ontwikkelen van mensen en organisatie, processen, systemen en uitvoering en kwaliteit. Elke afdeling vertaalt de strategieën naar meetbare acties. Op deze manier richt de SSO zich om voor op de golf te komen ten aanzien van de dienstverlening.

SSO Inkoop zorgt voor rechtmatige en doelmatige besteding van middelen

Wet- en regelgeving ten aanzien van inkoop heeft er in 2022 toe geleid, dat de SSO voor de gehele CVO-organisatie vijf Europese aanbestedingen heeft uitgevoerd. Door aanbesteding van producten en diensten zorgt CVO voor een doelmatige en rechtmatige besteding van middelen. Bij een aanbesteding wordt gezamenlijk gekeken naar de meest optimale prijs-kwaliteit verhouding.

Het gaat om:

  1. Accountantsdiensten
  2. Leerlingadministratiesysteem
  3. Multifunctionele printers (zal afgerond worden in 2023)
  4. Sanitaire middelen (zal begin 2023 afgerond worden)
  5. Inhuur derden (zal afgerond worden in 2023)

Ook in 2023 staan er weer Europese aanbestedingen gepland. Het gaat om:

  1. Kantoorinrichting
  2. Papier
  3. Realisatie en onderhoud groenvoorziening
  4. Voeding en ingrediënten (onder andere ten behoeve van de kantine)
  5. Chauffeursdiensten (onder andere busvervoer leerlingen)
  • Privacy overzicht
  • Noodzakelijke cookies
  • Cookies van derden
  • Aanvullende cookies
  • Privacy en cookies